Güvenlik ve KVKK

Bu sayfa hesapların nasıl korunduğunu ve velilerin kişisel verileriyle ilgili ekranların ne yaptığını anlatır. Kişisel verilerle ilgili yükümlülükleriniz için kendi hukuk danışmanınıza başvurun; uygulama bu yükümlülükleri yerine getirmenize yardım eden araçları sunar.

Hesap güvenliği

Giriş sınırları

Durum	Ne olur
Bir hesaba 5 kez yanlış şifre	Hesap 5 dakika kilitlenir: "Çok fazla hatalı deneme. Lütfen birkaç dakika sonra tekrar deneyin." Personel ekranında "Kilitli" görünür.
Aynı cihazdan aynı hesaba 5 dakikada 10'dan fazla şifre ya da PIN denemesi	Giriş ekranı "Çok fazla deneme yapıldı. N saniye sonra tekrar deneyin." der; süre dolunca normal devam edilir. Bu bekleme hesabı kilitlemez.
Aynı ağdan (kafedeki bütün cihazlar) 5 dakikada 60 deneme	Üst sınır; aynı bekleme mesajı

Şifre

• En az 8 karakter.
• Yeni hesap ve sıfırlanan şifre geçici şifre ile gelir ve yalnızca bir kez gösterilir. Kişi ilk girişte kendi şifresini belirlemeden hiçbir ekranı göremez.
• Kendi şifrenizi üst menüdeki Şifre ve PIN sayfasından değiştirirsiniz.
• Şifre sıfırlama, pasifleştirme ve rol değişikliği kişinin açık oturumlarını kapatır.

PIN ve ortak cihaz

Kasa bilgisayarı ya da salon tableti gibi birden fazla kişinin kullandığı cihazlar ortak cihaz yapılabilir (Yönetim → Ortak cihazlar → Bu cihazı ortak cihaz yap).

• Ortak cihazda Çıkış yerine Kilitle / kişi değiştir vardır. Kilit ekranında kişi adına dokunur ve 6 haneli PIN'ini girer. PIN'i olmayan kişi Şifreyle giriş'i kullanır.
• Cihaz belirlenen süre (varsayılan 5 dakika) kullanılmazsa kendiliğinden kilit ekranına döner.
• Her personel PIN'ini Şifre ve PIN sayfasından, mevcut şifresiyle belirler. PIN'i olmayanların altında kilit ekranında "PIN yok" yazar.
• 5 yanlış PIN'de o kişinin PIN'i kilitlenir. Kişi şifresiyle giriş yapınca ya da yönetici Personel ekranında PIN sıfırla deyince açılır (sıfırlanan PIN silinir, kişi yenisini belirler).
• Sahip ve Yönetici ortak cihazda PIN ile yalnızca internet varken geçer; diğer personel internetsiz de geçebilir.

Ortak cihaz güvenilir olmalı

Ortak cihazın verisine erişen biri kısa PIN'leri deneme yoluyla bulmaya çalışabilir. Ortak cihazı yalnızca işletmenin içinde, güvendiğiniz bir cihazda kullanın. Cihaz kaybolursa Ortak cihazlar listesinden kaldırın ve personelin PIN'lerini sıfırlayın.

Kişisel cihazda çıkış

Kişisel bilgisayar ya da telefonda Çıkış yapılınca cihazda saklanan ekran verileri (pano, aile listesi, menü) silinir. Gönderilmeyi bekleyen işlemler kalır ve aynı kişi tekrar girince gönderilir. Ortak cihazlarda kilitlemek veriyi silmez.

Velilerin kişisel verileri (KVKK)

Aydınlatma metni

İşletme ayarları → Kişisel veriler (KVKK) → Aydınlatma metni (yalnızca Sahip).

• Kendi metninizi yayınlayana kadar işletme bilgilerinizle doldurulmuş hazır şablon gösterilir. Şablon hukuki danışmanlık değildir; gözden geçirip Yayınla deyin.
• Her yayın yeni bir sürümdür. Ailelerin rıza kayıtları gördükleri sürümü saklar. Aynı metni yeniden yayınlamak sürüm açmaz.

Veli rızası

Yeni aile kaydında (girişte ya da Müşteriler ekranında):

Kutu	Zorunlu mu	Etkisi
Veli aydınlatma metniyle bilgilendirildi	Evet	İşaretlenmeden kayıt yapılamaz. Metni göster ile metin veliye gösterilir.
Sağlık verisi (alerji vb.) için açık rıza alındı	Hayır	İşaretlenmezse çocuk notu girilemez. Rıza sonradan kaldırılırsa notlar (panodakiler dahil) silinir.

• Aydınlatma metninden önce kaydedilmiş aileler, ilk düzenlemede onaylatılır.
• İnternet yokken son görülen metin kullanılır.
• Ön büro ve oyun alanı görevlisi rıza kutularını işaretleyebilir; veri silme işlemleri Sahip ve Yöneticidedir.

Aile kartı → KVKK bölümü aydınlatma sürümünü, sağlık verisi rızasını ve bütün rıza kayıtlarını gösterir: tarih, tür (Aydınlatma / Sağlık verisi rızası), durum (Verildi / Geri alındı), metin sürümü ve işlemi yapan personel.

Kişisel veri dökümü

Sahip ve Yönetici, aile kartındaki Kişisel veri dökümü ile ailenin işletmedeki verilerini yazdırılabilir bir sayfada toplar: veli ve çocuk bilgileri, rızalar, ziyaretler, abonelik, cari ve hesap özeti. Veli kendisi hakkında hangi bilgilerin tutulduğunu sorduğunda bu dökümü verebilirsiniz.

Çocuğu kaldırmak

Aile kartındaki çocuk satırında Kaldır (Sahip ve Yönetici):

• Çocuğun adı, doğum tarihi ve notu silinir; çocuk aileden çıkar. Geçmiş tutarlar kalır.
• Çocuk oyun alanındaysa ya da açık adisyonu varsa kaldırılamaz.
• Ailenin son çocuğu kaldırılamaz; bunun yerine ailenin verilerini silin.
• Çocuğa özel abonelikte kalan dakika varsa bu dakikaların yanacağı bildirilir.

Ailenin verilerini silmek

Aile kartındaki Verileri sil (Sahip ve Yönetici):

Silinir	Kalır
Velinin adı ve telefonu	Tutarlar, hesaplar ve KDV kayıtları (yasal saklama için)
Çocukların adları, doğum tarihleri, notları	Oturum, adisyon ve hesap kayıtları (adlar "***" olarak)
Oturum, adisyon, hesap ve denetim kayıtlarındaki adlar ("***" olur)	Aile, "Silinmiş müşteri" olarak açılabilir ama listede ve aramada görünmez

Kurallar:

• Engeller: açık adisyon, oyun alanında çocuk ya da kapanmamış cari (borç) varken silinemez.
• Abonelikte kalan süre varsa "yanacağını bildirdim" kutusu işaretlenmelidir; kalan dakikalar yanar.
• Gerekçe zorunludur. İşlem geri alınamaz ve denetim kaydına "Kişisel veriler (KVKK)" alanında düşer.
• Gerekçe, cari notu, satır notu gibi serbest metinlerdeki adlar silinmez. Bu alanlara kişisel veri yazmayın.
• Denetim kaydında silinen ad kelime olarak aranır; aynı adı taşıyan başka bir çocuğun eski kayıtlarındaki ad da "***" görünebilir.

Hareketsiz aileler

İşletme ayarları → Kişisel veriler (KVKK) → Hareketsiz aileleri anonimleştir (varsayılan 24 ay, 0 kapatır): son ziyaretinden ya da son değişikliğinden bu kadar ay geçen ailelerin verileri sistem tarafından otomatik silinir. Cari bakiyesi, aboneliği veya açık işlemi olan aile atlanır. Otomatik silmeler denetim kaydında "Hareketsiz aile verileri silindi (otomatik)" olarak görünür.

İşletme verilerinin kopyası

İşletme ayarları → Verileri dışa aktar → Verileri indir (yalnızca Sahip):

• İşletmenin bütün verileri (hesaplar, müşteriler, adisyonlar, ödemeler, abonelikler, stok, kasa, mesai, denetim kaydı ve logo) tek ZIP dosyasında, tablo başına bir CSV olarak iner.
• CSV'ler Excel'de doğrudan açılır (; ayraç, Türkçe ondalık).
• Saatler UTC'dir: Türkiye saati için 3 saat ekleyin (UTC 11:00 = 14:00).
• Şifreler, PIN'ler ve oturum bilgileri dosyada yoktur.
• İndirme denetim kaydına "İşletme verileri indirildi" olarak düşer.

Dosya işletmenin bütün müşteri verilerini içerir; güvenli bir yerde saklayın ve paylaşmayın.

Kısaca işletmenin yapması gerekenler

Ne	Nerede
Aydınlatma metnini kendi bilgilerinizle gözden geçirip yayınlamak	İşletme ayarları → Kişisel veriler (KVKK)
Her yeni ailede metni veliye göstermek ve kutuyu işaretlemek	Kayıt penceresi
Sağlık notunu yalnızca açık rıza alındıysa girmek	Kayıt penceresi
Velinin bilgi talebine dökümle, silme talebine Verileri sil ile yanıt vermek	Aile kartı → KVKK
Saklama süresini işletmenize göre belirlemek	İşletme ayarları
Serbest metin alanlarına kişisel veri yazmamak	Gerekçe, not alanları
Ortak cihazları güvenli tutmak, ayrılan personeli pasifleştirmek	Ortak cihazlar, Personel

Fiş

Uygulamanın yazdırdığı fiş bir bilgi fişidir, mali değeri yoktur. Yasal fiş ya da fatura için yazar kasanızı ya da e-Arşiv düzeninizi kullanmaya devam edin.